Antes de definir las numerosas ventajas del software ERP, me pareció esencial explicar las diferencias fundamentales entre este tipo de software y el famoso CRM. De hecho, en los últimos años, he conocido a muchos empresarios que querían digitalizar y automatizar sus actividades. A menudo mencionaron el uso de un ERP o un CRM de Galdón Software.
En resumen, un CRM (Customer Relationship Management) le permite aplicar y gestionar todas las herramientas relacionadas con la presentación de sus servicios y la optimización de la relación con sus clientes. El programa WordPress es probablemente uno de los ejemplos más populares.
Los ERP (Enterprise Resource Planning), en cambio, garantizan la centralización de los datos de una empresa. Se compone de varios módulos. SAP o Microsoft Dynamics 365 forman parte de esta familia de software ERP.
Aunque estos dos tipos de software no son comparables, su complementariedad impulsa las actividades de muchos profesionales electrónicos cada día. Además, algunos ERP incluyen inicialmente un módulo de CRM.
Índice de contenidos
CRM vs. ERP
Nuevas estrategias impuestas por la digitalización
A cualquier usuario de Internet no le sorprenderá: cada año, la digitalización de todos los ámbitos profesionales sigue creciendo. Si bien este fenómeno permite a los empresarios aplicar formidables «estrategias 2.0», la aplicación de soluciones informáticas y automatizadas suele imponer numerosas revisiones dentro de una empresa. Por supuesto, esto lleva a veces a una cierta desconfianza o incluso negligencia hacia estas nuevas técnicas.
¡No hay transformación digital sin un buen ERP!
Permítame contarle una anécdota que le ayudará a contextualizar esta información:
Ricardo, uno de mis amigos de la infancia, dirige una empresa en el norte de Francia desde hace varias décadas. Con 16 empleados y especializada en el transporte de paquetería para particulares, esta empresa se enfrentó, sin embargo, a graves dificultades económicas en 2014, año en el que se habló en ocasiones de la posibilidad de cerrar.
Paradójicamente, esta compleja situación fue causada por la negligencia de mi amigo. Convencido de la relativa eficacia de una gestión tradicional, una profunda informatización le parecía prescindible… Y sobre todo sin interés. Sin embargo, la evolución de la digitalización atrajo rápidamente a una competencia más consciente. Poco a poco, Ricardo se sintió abrumado por la formidable eficacia de los modelos opuestos.
Un día, mi amigo y yo iniciamos una discusión a veces acalorada. Obviamente, el tema del debate fue esta famosa digitalización, y más concretamente el uso de software ERP. Aunque mis argumentos parecían poco interesantes al principio, las ventajas del software ERP pronto cambiaron su «visión de las cosas».
Unos meses después, su empresa contaba con un nuevo sistema de centralización de datos. Una inversión en un periodo difícil parecía compleja. Sin embargo, la rentabilidad de su negocio le permitió «retomar el camino». Hoy en día, Ricardo ha multiplicado su mano de obra y los subcontratos impulsan su negocio.
Software ERP para centralizar sus datos
Si tuviera que resumir el uso de los programas informáticos de planificación de recursos empresariales, utilizaría inevitablemente el término «centralización de recursos» de diferentes módulos. Estos se refieren a varios elementos clave:
- Información sobre las compras de los clientes
- Administración estratégica de recursos humanos
- Datos asociados a la fabricación de productos
- Gestión de inventarios
¿Por qué utilizar un ERP en lugar de un sistema de gestión tradicional? Con toda objetividad, puedo responder a esta pregunta citando múltiples argumentos.
Rentabilidad óptima
Un sistema ERP permite establecer una base de datos única. Esta base de datos también se actualizará en tiempo real. En otras palabras, esta centralización optimizará los costes y la rentabilidad de una empresa. Además, la velocidad de procesamiento de los datos también favorecerá este factor clave.
Evitar errores
En el pasado, la gestión de los datos la realizaba un experto. Por supuesto, podría aplicarse el dicho «errar es humano». Sin embargo, un problema de gestión puede dar lugar a situaciones complejas para una empresa. Gracias a un sistema ERP, la centralización e informatización de los datos puede limitar drásticamente estos importantes riesgos. Además, la copia de seguridad digital de esta información es una solución ideal para archivar de forma segura los datos esenciales.
Un análisis global de sus actividades
Por último, la centralización de la información a través de varios módulos permite un análisis global de las actividades de la empresa. De este modo, la toma de decisiones basada en elementos concretos y «recién actualizados» permite a menudo a los empresarios destacar frente a una competencia cada vez más agresiva.
¿Qué otras funciones ofrece un paquete ERP?
Facturación
Además de la gestión económica de las compras y ventas de una empresa, el software ERP también ofrece soluciones eficaces para establecer y organizar la facturación de los productos/servicios. Que esta funcionalidad sea más o menos importante dependerá inevitablemente del software elegido. La gestión del envío de facturas, los plazos de pago y los procedimientos de recordatorio y cobro son procesos que consumen mucho tiempo y suponen una importante inversión financiera. ¿Por qué no elegir la automatización de la gestión de facturas?
Gestión de nóminas
¿Por qué hacer más compleja la gestión de los recursos humanos cuando una sola aplicación de software puede ayudarle a gestionar mejor su plantilla a la vez que elabora las nóminas? Personalmente, creo que esta funcionalidad no se ha popularizado lo suficiente. Sin embargo, su eficacia limita realmente la complejidad de ciertos elementos administrativos. Mi amigo Ricardo se sintió especialmente atraído por esta posibilidad vinculada a todo sistema ERP.
El uso de programas de CRM
Un sistema ERP puede tener programas de CRM. Así, la gestión de las campañas publicitarias, la administración de los contactos o la elaboración de los presupuestos pueden realizarse directamente desde un sistema ERP.
Para concluir
El software ERP ofrece muchas ventajas sobre otras soluciones llamadas «tradicionales». Tanto si se trata de rentabilidad como de limitación de riesgos o de análisis global, el uso de un sistema ERP no dejará de optimizar sus actividades profesionales.
Si está pensando en adoptar una solución de contabilidad, como un ERP, pero no está seguro de querer dar el paso, comience por calcular el retorno de la inversión que dicha transformación contable aportaría a su empresa. Pronto se dará cuenta de que, a pesar de la importante inversión que requiere la implantación de este software, el rendimiento de esta inversión financiera es superior a los costes iniciales a medio y largo plazo.