Cada vez son más las pequeñas empresas que recurren a la tecnología de la nube para sus sistemas de contabilidad. Pero antes de entrar en lo que es la contabilidad en la nube, deberíamos empezar con lo que es la nube. «La nube» le ayuda a poder acceder a los datos y al software en cualquier momento y lugar. Es el eje central donde se almacenan tus datos. Por ejemplo, nuestros datos bancarios por Internet son accesibles en cualquier momento y lugar a través de la nube.
Esto nos lleva a lo que es la contabilidad en la nube. En términos básicos, los libros de tu empresa se guardan en un sistema de contabilidad en línea. El «software» de contabilidad en la nube te da acceso a todos tus documentos y datos desde cualquier lugar, lo que lo hace muy valioso para los equipos que trabajan virtualmente. Muchas empresas recurren a la contabilidad en la nube por la colaboración, un lugar seguro para el almacenamiento de datos y la flexibilidad de no estar atado a un escritorio. La contabilidad en la nube se lleva a cabo en línea y el software no se instala en el escritorio ni hay que mantener manualmente los libros y registros contables. El funcionamiento de la contabilidad en la nube consiste en que se aloja en un servidor remoto seguro en lugar de en las instalaciones de su oficina o empresa. Todos los registros de ingresos, gastos, pasivos y activos se envían al servidor remoto. Se procesa a través de este servidor y luego se le devuelve a usted cuando necesite acceder a ella. Esta información está encriptada, de forma similar a la de un banco, lo que hace que sólo sea accesible para aquellos que tienen los inicios de sesión y las contraseñas para acceder a estos datos. La contabilidad en la nube también es menos costosa que sus homólogos tradicionales, que pueden requerir menos mantenimiento que el software de contabilidad tradicional de escritorio (actualizaciones, copias de seguridad adicionales, etc.).
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